Il passaggio al digitale ha investito pesantemente il mondo delle professioni, in particolare nel campo tecnico edilizio, dov’è stata introdotta l’obbligatorietà della presentazione delle pratiche edilizie in formato digitale. È avvenuto tutto in un attimo: addio ai lucidi, all’odore dell’ammoniaca delle eliocopiatrici, ai ticchettii dei plotter, alle cartelline, ai faldoni.
Adesso tutto è racchiuso in cartelle che non si trovano negli scaffali, ma nei dischi dei computer, anzi, sono spariti anche quelli. Ora i disegni, i permessi, le autorizzazioni sono lassù, in alto, non si sa dove, sulle nuvole, sul cloud.
In questo articolo, esploreremo i motivi per cui la digitalizzazione delle pratiche edilizie è cruciale in ogni studio tecnico per semplificare e velocizzare il lavoro di ogni professionista del territorio: architetto, ingegnere, geometra, perito edile, geologo, urbanista.
Che cos’è la digitalizzazione delle pratiche edilizie?
La digitalizzazione delle pratiche edilizie è un procedimento che permette di semplificare la sistemazione e la ricerca dei file. In particolare, consente di trasformare le pratiche dal loro stato cartaceo a quello digitale, facendo in modo che studi tecnici e professionisti possano organizzarle a loro piacimento e senza occupare spazio fisico.
È vero, abbandonare la carta per coloro che hanno passato anni aprendo tavole in formato A0, tenute ferme in cantiere con pezzi di mattoni posti sugli angoli, non è stato facile. Ma è anche vero che la raccolta, l’organizzazione e la conservazione per un professionista di un’enorme quantità di documenti richiedono tempo e spazio fisico significativi. Inoltre, la documentazione cartacea può essere soggetta a smarrimenti, danneggiamenti o deterioramenti, con il rischio di perdere informazioni a volte importanti.
- “Dove lo metto questo foglio?”
- “E mettilo nella cartellina”.
Quante volte abbiamo vissuto questa scena? E così, per cercare un documento si doveva sfogliare faldoni interi. E naturalmente il documento cercato lo si trovava dopo un paio di giorni appoggiato sulla scrivania.
Nella Pubblica Amministrazione l’incremento delle richieste di accesso agli atti generati dai vari superbonus ha evidenziato che è praticamente impossibile il recupero tempestivo delle informazioni necessarie per le verifiche di conformità.
Questo evidente stato degli archivi tradizionali sta spingendo la PA a intraprendere operazioni di travaso degli archivi cartacei in digitale. La digitalizzazione delle pratiche edilizie rende tutta l’attività più organizzata, ordinata, facilmente interrogabile ed è anche più facile distribuirla, evitando copie, carta e spese di stampa.
Un’altra criticità delle pratiche edilizie tradizionali è l’elevato grado di dipendenza dai processi manuali. Ad esempio, la compilazione dei moduli richiede molto tempo e comporta il rischio di errori umani. Inoltre, la comunicazione tra le parti interessate può risultare lenta e inefficace, con scambi di informazioni che avvengono attraverso e-mail, telefonate o riunioni di persona. Questo può portare a malintesi, ritardi nella risoluzione dei problemi e rallentamenti del flusso di lavoro complessivo.La digitalizzazione delle pratiche edilizie, come vedremo successivamente, si propone di affrontare queste sfide e mancanze in modo efficace, consentendo un flusso di lavoro più efficiente, un accesso rapido alle informazioni e una migliore collaborazione tra le parti interessate. L’introduzione di software dedicati può trasformare completamente la gestione delle pratiche edilizie, migliorando l’efficienza operativa, riducendo i costi e consentendo una maggiore trasparenza e tracciabilità nelle attività di costruzione.
Digitalizzazione e dematerializzazione: la differenza
Attenzione a non confondere la digitalizzazione con la dematerializzazione, perché sono due concetti ben diversi. La dematerializzazione è un processo che permette di trasformare un documento cartaceo in un documento digitale. Implica quindi la scansione del documento e la sua archiviazione in formato elettronico. Il documento in questione, però, rimane sostanzialmente identico all’originale cartaceo. La digitalizzazione, invece, è un processo un po’ più avanzato: il documento digitale viene ulteriormente elaborato, condiviso e gestito tramite software specifici. Quindi, non si limita a trasformare il cartaceo in digitale, ma ottimizza e integra il documento all’interno di flussi di lavoro digitali, garantendo una gestione e un’organizzazione più efficienti.
I vantaggi della digitalizzazione delle pratiche edilizie
La digitalizzazione delle pratiche edilizie offre una serie di vantaggi significativi che possono trasformare radicalmente lo studio tecnico di un professionista in ambito edile. Vediamone alcuni nel dettaglio:
- Accesso immediato alle informazioni: avere le proprie pratiche edilizie in formato digitale e non cartaceo consente di archiviare e gestire in modo centralizzato tutti i relativi documenti e le informazioni. Con un sistema digitale, è possibile accedere istantaneamente a planimetrie, permessi, certificati e altre documentazioni pertinenti, eliminando la necessità di cercare manualmente tra file cartacei o documenti dispersi. La naturale conseguenza di questo accesso rapido alle informazioni è il raggiungimento di una maggiore efficienza e di una riduzione dei tempi di risposta.
- Riduzione dei costi di stampa e manutenzione: la gestione digitale delle pratiche permette di ridurre i costi legati alla stampa dei documenti e alla manutenzione delle stampanti nel tempo, garantendo un risparmio notevole nel lungo periodo.
- Trasmissione rapida, sicura e tracciabile: le pratiche digitali possono essere inviate e ricevute in modo più rapido e sicuro, con la possibilità di tracciare ogni passaggio del processo grazie all’utilizzo di email o piattaforme digitali, eliminando i lunghi tempi di spedizione postale.
- Ottimizzazione dello spazio fisico: la trasformazione delle pratiche dal formato cartaceo a quello digitale permette di eliminare carta e liberare spazio prezioso negli uffici e negli archivi, migliorando l’organizzazione e rendendo l’ambiente di lavoro più ordinato.
- Automatizzazione dei processi: grazie alla digitalizzazione, molti processi legati alla gestione delle pratiche possono essere automatizzati, riducendo gli errori umani e aumentando la produttività.
- Impatto ambientale ridotto: la digitalizzazione delle pratiche edilizie comporta una significativa riduzione dell’utilizzo di carta e risorse naturali. Gestendo digitalmente i documenti, infatti, viene meno la necessità di stampare e archiviare file cartacei, contribuendo a preservare l’ambiente.
- Conservazione sicura e duratura dei documenti: con un archivio di tutti i documenti in formato digitale non vi è più il rischio che questi si deteriorino o vengano persi nel tempo, come accade invece con i faldoni e i plichi di documenti cartacei.
Le 10 fasi della digitalizzazione delle pratiche edilizie
- Analisi e definizione degli obiettivi
Il processo ha ovviamente inizio con l’analisi delle pratiche edilizie che si vogliono digitalizzare. Si devono identificare i tipi di documenti, i volumi da trattare, le priorità e le criticità. In questo modo si potrà definire un piano operativo con risorse, tempi e obiettivi, tenendo sempre conto delle normative vigenti, come quelle sulla conservazione digitale e sicurezza dei dati.
- Raccolta e preparazione dei documenti
Dopodiché, i documenti cartacei devono essere raccolti e preparati per la scansione. Questo processo potrebbe richiedere un po’ di tempo, considerando che spesso i documenti arrivano da diversi uffici o archivi. Prima di procedere alla scansione, è fondamentale controllare tutti i dati presenti e organizzare per bene i documenti, procedendo a scansionare solo quelli rilevanti ed evitando di digitalizzare materiale obsoleto.
- Mappatura dei contenuti digitali
Una volta selezionati i documenti da scansionare, è fondamentale creare una “mappa” dei contenuti digitalizzati, così da andare a organizzare in modo ordinato il nuovo archivio elettronico e facilitare la sua consultazione.
- Identificazione delle tecnologie per la digitalizzazione
Devono essere utilizzate tecnologie e apparecchiature avanzate, come scanner piani o rotativi, per adattarsi a documenti di diverse dimensioni e digitalizzare correttamente testi e immagini. I file devono essere salvati in formati non modificabili, come PDF, per garantire l’integrità dei documenti nel tempo.
- Dematerializzazione dei documenti
Arriva poi il momento di procedere con la dematerializzazione, ossia la trasformazione di documenti fisici in file digitali. Vanno definiti accuratamente tutti i parametri di scansione, come la risoluzione e il formato, per garantire che i documenti siano leggibili e che vengano ben conservati nel lungo termine. Eventuali errori di scansione devono essere corretti subito, per evitare perdite di informazioni.
- Indicizzazione dei documenti
Dopo la dematerializzazione, è essenziale che venga rilasciato un attestato di conformità che certifichi la corrispondenza del documento originale cartaceo con la sua versione digitale, così da garantirne la validità legale. L’attestato deve essere rilasciato da un pubblico ufficiale nel caso di documenti pubblici, e da un notaio nel caso di documenti privati. Ogni documento digitalizzato deve essere poi indicizzato, ossia associato a metadati come il numero di pratica, l’anno o il proprietario, così da facilitarne la ricerca all’interno del sistema di gestione documentale. L’indicizzazione può essere fatta sia manualmente, sia tramite OCR (Optical Character Recognition), che legge e trascrive il testo digitalizzato.
- Archiviazione digitale e conservazione
Una volta digitalizzati, i documenti devono essere archiviati all’interno di un sistema gestionale che ne garantisca l’accessibilità, la sicurezza e la conservazione nel tempo. Devono essere rispettate normative come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). I documenti possono essere conservati in cloud, su server locali o tramite conservazione sostitutiva con firma digitale e marca temporale.
- Integrazione con i sistemi informatici
Per migliorare l’efficienza, i documenti digitalizzati andrebbero integrati con i sistemi già esistenti, come software di gestione pratiche edilizie o sistemi GIS (Geographic Information System). Questo permette di automatizzare i flussi di lavoro e di garantire che la condivisione delle informazioni tra diverse piattaforme avvenga in modo sicuro.
- Accesso e consultazione online
Grazie alla digitalizzazione, cittadini e amministrazioni possono accedere rapidamente i documenti tramite appositi portali online. Gli utenti autorizzati possono consultare, scaricare o richiedere modifiche, riducendo i tempi di attesa e migliorando l’efficienza del servizio.
- Formazione, monitoraggio e manutenzione
Infine, per assicurare il successo della digitalizzazione, è necessario formare il personale sull’uso dei nuovi strumenti. Il monitoraggio continuo del sistema, la manutenzione dei software e la gestione delle copie di backup garantiscono che il processo rimanga efficace nel lungo periodo.
Il valore probatorio dei documenti digitali nella pubblica amministrazione
Un punto fondamentale del processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie è il loro valore probatorio. Stiamo parlando di documenti che includono autorizzazione e permessi per attività edilizie di costruzione, demolizione o ristrutturazione di immobili, e che quindi devono possedere lo stesso valore legale del loro formato cartaceo. Secondo quanto stabilito dall’articolo 2702 del Codice Civile, i documenti digitali possono essere equiparati a scritture private e, quindi, avere efficacia legale, purché siano garantiti standard di qualità, integrità e sicurezza.
Affinché un documento digitale abbia valore probatorio, deve essere prodotto e conservato secondo le linee guida stabilite dalla normativa, in particolare per quanto riguarda la firma digitale, che ne garantisce l’autenticità e l’immodificabilità. Esistono due modalità principali per garantire che il documento digitale abbia contenuto e forma identici al suo originale cartaceo: il raffronto dei documenti, che prevede una comparazione visiva diretta tra le due versioni, e la certificazione di processo, che certifica l’intero ciclo di digitalizzazione, attestando che il documento digitale è una copia fedele e conforme all’originale.
Quest’ultima deve essere rilasciata da un pubblico ufficiale (per documenti pubblici) o da un notaio (per documenti privati), conferendo al documento digitale un valore probatorio privilegiato. In caso contrario, la certificazione avrà un valore probatorio semplice, ma comunque valido. Questi passaggi garantiscono che la digitalizzazione non comprometta la validità giuridica delle pratiche edilizie e che possano essere utilizzate come prova legale a tutti gli effetti.
Magoot: il software per la gestione digitale delle pratiche edilizie
Per gestire con facilità le proprie pratiche edilizie digitalmente quello che serve è un software adatto a fare questo tipo di lavoro. Da oltre 35 anni, Starch si occupa del processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie, sviluppando portali che permettano ai professionisti di presentare tali tipologie di documenti in maniera digitale. Tutte queste pratiche possono essere successivamente inviate e archiviate a Magoot, prodotto di punta di Starch. Magoot è un software che permette di gestire tutte le attività di uno studio tecnico a livello digitale, tramite un unico applicativo online. Come professionista, con Magoot puoi digitalizzare i documenti, organizzarli in modo intuitivo, monitorare lo stato delle pratiche e collaborare in tempo reale con il tuo team, risparmiando tempo e fatica e migliorando l’efficienza complessiva dei tuoi progetti edilizi.
Conclusioni
L’adozione di un software come Magoot può trasformare radicalmente il modo in cui gestisci le tue pratiche edilizie, migliorando l’efficienza, riducendo i costi e consentendo una maggiore produttività complessiva. Non perdere l’opportunità di abbracciare la digitalizzazione e di ottenere un vantaggio competitivo nel tuo settore. Contattaci subito per maggiori informazioni!ù
