Il gestionale per studi di architettura Magoot è oggi uno strumento indispensabile per ottimizzare tempi, budget e organizzazione interna. Lo sa bene lo Studio Bortolaso Vantini & Associati, che grazie a Magoot ha trasformato la gestione delle commesse, migliorando pianificazione e controllo.
Case History:
Intervista allo Studio Tecnico Bortolaso Vantini & Associati
Può presentarci il vostro studio e raccontarci qual è il suo ruolo al suo interno?
Lo Studio Bortolaso Vantini & Associati nasce nel 1981 grazie all’iniziativa di Nicola Bortolaso e Piero Vantini. In oltre 40 anni di attività abbiamo realizzato più di 800 progetti in ambiti molto diversi, ricevendo anche importanti riconoscimenti. Siamo uno studio multidisciplinare che abbraccia praticamente ogni settore dell’architettura: residenziale in aree vincolate, dove ogni scelta progettuale deve dialogare con il contesto paesaggistico, restauro di edifici monumentali, grandi opere pubbliche come scuole, ospedali e spazi culturali. Ci occupiamo anche di edifici produttivi e commerciali, cantine vinicole, ristoranti, porti turistici, piani urbanistici attuativi e arredo urbano.
Oggi siamo 7 professionisti e dal 2021-22 ai soci fondatori si sono uniti Daniele Oliosi ed io. Come socia, mi occupo di progettazione e Direzione Lavori, seguendo sia il coordinamento tecnico in cantiere che l’organizzazione del lavoro in studio. Inoltre, curo in parte anche la gestione amministrativa, un aspetto che, se ben strutturato, può fare una grande differenza nella redditività e nella serenità con cui si portano avanti le commesse.
Prima di utilizzare Magoot, quali erano le principali difficoltà nella gestione delle commesse?
Il problema principale era il controllo del budget delle commesse. Non è solo una questione di numeri: significa capire, in ogni momento, quante ore di lavoro sono state effettivamente dedicate a un progetto e confrontarle con il preventivo approvato dal cliente. Prima, questa verifica era difficile e spesso arrivava troppo tardi. Capitava di concludere un lavoro per poi scoprire di aver dedicato molte più ore del previsto, riducendo così il margine di guadagno.
Inoltre, anche la gestione delle tempistiche e delle priorità era complessa. Organizzare il lavoro di più persone senza un sistema centralizzato significava affidarsi a riunioni frequenti e passaggi di consegne “a voce”. Non era raro che qualcuno stesse lavorando su una commessa pensando fosse urgente, quando in realtà ce n’era un’altra con priorità più alta.
Come avete conosciuto Magoot e cosa vi ha convinto a provarlo?
Lo abbiamo trovato cercando online un gestionale specifico per studi di architettura. Ci interessava uno strumento che non fosse un programma generico, ma che parlasse la nostra lingua, capendo le dinamiche delle commesse e del cantiere. Abbiamo testato la demo per un mese, provando tutte le funzioni principali: dal monitoraggio delle ore alla gestione delle scadenze. Quello che ci ha convinto è stata la combinazione tra completezza e semplicità.
Com’è stata l’implementazione in studio?
Abbiamo scelto di iniziare a gennaio 2025, così da partire con il nuovo anno lavorativo già organizzati. In una sola giornata abbiamo creato i dizionari interni e caricato tutte le commesse dei clienti con i dati principali. Questo ci ha permesso di iniziare subito a registrare attività e ore. Nei mesi successivi abbiamo integrato disciplinari, fatture e documentazione, costruendo un archivio completo.
Non abbiamo incontrato particolari difficoltà, ma credo sia fondamentale definire prima le regole interne per garantire uniformità nel lavoro di tutto il team.
Quali funzionalità di Magoot usate di più e perché?
Quelle che utilizziamo quotidianamente sono l’inserimento delle ore e la verifica del budget di ogni commessa. Avere sempre sotto controllo quante ore restano disponibili rispetto al preventivo è un enorme vantaggio.
Un’altra funzione che apprezziamo molto è la possibilità di redigere i verbali di sopralluogo direttamente in cantiere e inviarli immediatamente ai destinatari, eliminando passaggi intermedi e riducendo il rischio di dimenticare dettagli importanti.
Può farci un esempio concreto di come Magoot ha migliorato il vostro lavoro?
Prima, ogni mattina, dovevo passare tra le scrivanie per chiedere ai collaboratori su cosa stessero lavorando e capire se fosse la priorità del momento. Ora basta aprire Magoot: le attività sono chiare a tutti e le urgenze sono ben definite. Questo ha reso il lavoro più fluido e ridotto al minimo gli errori di priorità.
Un altro esempio riguarda il controllo ore: prima era gestito da una sola persona e, se non si faceva il controllo, scoprivamo solo a fine progetto di aver sforato. Ora il dato è sempre aggiornato e a disposizione di tutti.
Come giudica l’interfaccia e l’usabilità del software?
Magoot ha un’interfaccia chiara e logica: le funzioni principali sono subito accessibili e non serve una lunga formazione. Prima di sceglierlo, abbiamo provato altre due demo, ma nessuna offriva la stessa combinazione di intuitività, completezza e cura grafica.
Che esperienza avete avuto con il supporto tecnico?
Molto positiva. Lo abbiamo contattato sia per richieste semplici che per quesiti più complessi e, in entrambi i casi, la presa in carico è stata immediata. La risposta o la soluzione è sempre arrivata entro 1-2 giorni.
Consiglieresti Magoot ad altri professionisti?
Sì, senza dubbio. Magoot ti permette di avere una visione chiara e aggiornata della gestione dello studio: ore lavorate, scadenze, budget e documenti di commessa. È immediato da usare, ti fa risparmiare tempo e ti aiuta a evitare errori di pianificazione
Come vede il futuro del suo studio ora che ha adottato Magoot?
Lo vedo come un alleato strategico. Ci aiuterà a programmare i lavori con più anticipo, gestire le priorità dei collaboratori e mantenere sotto controllo la situazione economica. Nei grandi progetti che stiamo per affrontare, la possibilità di fare verbali in tempo reale in cantiere e archiviarli subito sarà fondamentale per mantenere ordine e velocità.
Conclusioni
L’esperienza dello Studio Bortolaso Vantini & Associati dimostra come l’adozione di un gestionale progettato su misura per le esigenze di architetti, ingegneri e geometri possa fare la differenza nella vita quotidiana dello studio. Con Magoot, lo Studio BV e il suo team hanno trasformato un sistema di gestione frammentato in un flusso di lavoro strutturato, veloce e trasparente.
Il risultato è una maggiore efficienza operativa, un controllo costante su tempi e costi e una pianificazione più precisa delle priorità. Per gli studi che affrontano progetti complessi e vogliono mantenere alta la qualità senza perdere di vista la redditività, questa case history rappresenta un esempio concreto di come la digitalizzazione mirata possa essere un investimento strategico a lungo termine.
E IL TUO STUDIO TECNICO È PRONTO PER IL PASSAGGIO AL DIGITALE?
Passa a Magoot, sarà come se vi conosceste già.
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